Factores que influyen en la planeación organizacional estratégica y RRHH

Factores que influyen en la planeación El proceso de planeación organizacional estratégica puede ser reactivo o proactivo, según el tipo y filosofía de la planeación estratégica. En cierto sentido, la planeación organizacional es una estrategia para alcanzar las metas fijadas por quienes formulan los planes estratégicos.

Hay presiones internas y externas que actúan sobre una organización constantemente.

Estas fuerzas, que emanan de los cambios en el medio económico, social, legal, político, tecnológico y competitivo, son amplios en un principio.

Las presiones internas amplias o generales también provienen de áreas tales como personal, accionistas, bloques de poder y cambios en la productividad de los empleados. Dichas presiones se analizan y frecuentemente se expresan en forma de planes estratégicos. Esta es la primera fase en el análisis de las fuerzas que dan origen a la necesidad de cambio.

La segunda fase del análisis es más específica: las fuentes de presión internas y externas se presentan como factores específicos que afectan a la organización directamente. Por ejemplo, las empresas responden a los cambios en el medio ampliando o reduciendo sus operaciones.

La necesidad de la planeación organizacional estratégica surge de la decisión de ampliar un contrato, así como de los puntos fuertes y débiles percibidos en la estructura actual, y no de los cambios grandes en el medio interno y externo de la empresa. En otras palabras, hay ciertas variables que intervienen modificando el impacto de las fuerzas brutas dentro y fuera de la organización.  Veamos, a continuación, los factores que influyen en la planeación.

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Variables que afectan la planeación organizacional estratégica

Existen diferentes factores que influyen en la planeación tanto internos como externos

Las proyecciones comerciales  Un componente principal de la planeación organizacional estratégica es la proyección comercial. Las misiones de la empresa se fijan y se reajustan según las predicciones acerca de la inflación, costos, sueldos, suministro de materias primas, fuentes de energía, etc. Con base en estas predicciones, las empresas modifican sus características estructurales. Por ejemplo, si se prevé que los salarios en varias categorías seguirán aumentando grandemente en los próximos dos años, puede ser necesario reestructurar ciertos departamentos de manera que se reduzca la necesidad de empleados en tales categorías.

Las fluctuaciones de los ciclos comerciales económicos generales influyen mucho en la planeación organizacional estratégica. La reestructuración de la industria automoviliaria norteamericana en 1980 y el consiguiente despido de más de 100 000 empleados, muestran claramente cómo las condiciones comerciales afectan la planeación organizacional.

Ampliación o reducción La planeación organizacional estratégica se emprende a menudo previendo una futura ampliación o reducción de la empresa. Muchas organizaciones esperan aumentar su tamaño o alcance. Estas ampliaciones pueden incluir la consolidación de empresas, adquisiciones, nuevas unidades y agrandamiento de las unidades existentes. Cualquiera que sea la modalidad de ampliación, ésta influirá sobre la forma y estructura de la empresa.

La reducción ejerce otra serie de presiones sobre la organización; los recortes, los despidos, la disminución de las horas de trabajo, la desinversión total en ciertas áreas y otras formas de reducción crean la necesidad de reajustar y modificar la estructura organizacional.

Cambios de tecnología y productos A veces se precisan nuevas estructuras organizacionales debido a cambios en la mezcla de productos o servicios que ofrece una empresa y a modificaciones en la tecnología de fabricación u operación. Es posible que al preverse un cambio hacia una operación de más alta tecnología, la estructura actual resulte anticuada a la luz de la nueva composición de destrezas de la fuerza laboral.

Las distintas tecnologías requieren diferentes estructuras organizacionales. Son muchos los factores que moderan el impacto de la tecnología sobre la estructura organizacional. Algunos de los más importantes son los cambios en la composición de destrezas de los empleados, requisitos de tiempo, necesidad de coordinación, centralización/descentralización de operaciones y tiempo de re-troinformación.

Al introducirse un nuevo equipo o proceso también puede ser necesario realinear la estructura actual. Por ejemplo, la inclusión de un sistema de procesamiento automático de datos puede ejercer presión sobre los canales de información y requerir un nuevo departamento o bien una alteración en el departamento actual. Los cambios de tecnología, pues, cualesquiera que sean sus causas, influirán fuertemente sobre la estructura actual.

La filosofía gerencial Otros factores que influyen en la planeación es el de los cambiantes valores y conceptos del personal gerencial. En general, el concepto de la supervisión estrecha está decayendo, mientras se delega cada vez más responsabilidad y autoridad en los niveles inferiores de la organización.

Tales modificaciones afectan la esfera de control de los gerentes. Las filosofías gerenciales se hacen más flexibles y de participación. La planeación organizacional estratégica busca incorporar los cambios de filosofía gerencial dentro de estructuras organizacionales nuevas y mejor adaptadas.

La necesidad de contar con altas estructuras organizacionales con una compleja cadena de mando, refleja la creencia de que se requiere una esfera de control estrecha a fin de alcanzar las metas de la empresa; pero este concepto está cediendo ante las estructuras organizacionales más planas con una esfera de control gerencial bastante amplia. Estos cambios se deben al desarrollo de una filosofía gerencial según la cual se considera que el personal tiene experiencia y no precisa supervisión estrecha.

Los estilos de liderazgo A medida que se van reemplazando las altas directivas, o que se agregan nuevos gerentes a los actuales, suele notarse un cambio en los estilos de liderazgo. Un nuevo presidente o vicepresidente que llega a guiar la empresa hacia nuevas áreas exigirá un cambio en la estructura de la organización para acomodarla a su estilo de liderazgo. Las estructuras organizacionales difieren según esos estilos. Un presidente autoritario estará incómodo en una estructura permisiva. Habrá entonces presiones en favor de que se inicie un proceso de planeación organizacional estratégica.

El papel del sindicato Una empresa no sindicalizada puede modificar su estructura ya sea para combatir o bien para adaptarse a la sindicalización. Es posible que se amplíen los departamentos de personal o que cambie su sitio dentro de la jerarquía organizacional. Los trabajos por contrato pueden requerir un nuevo estilo y nueva actitud de parte del personal gerencial. Los gerentes de divisiones grandes podrían ser reemplazados por personas con más experiencia en las relaciones obrero-patronales. Ciertamente, el surgimiento de un sindicato dentro de la empresa genera nuevas presiones a las cuales reaccionará la institución haciendo modificaciones estructurales.

El impacto de la legislación El cambiante papel del gobierno también precisa la creación de una planeación organizacional estratégica. Algunas empresas que reciben contratos del gobierno o que tienen contactos con entidades oficiales, han creado departamentos para coordinar sus relaciones con el gobierno y cumplir los reglamentos oficiales.

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Las exigencias personales A veces hay individuos de poder o grupos de empleados que pretenden modificar la estructura de la empresa para acomodarla a sus propias necesidades. La personalización de la entidad para que favorezca objetivos individuales es un fenómeno constante y frecuente. A menudo, las personas recurren a cualquier medio, incluso las luchas intestinas y los juegos de poder, para imprimir su sello personal en la empresa donde están empleadas.

No es raro ver que un presidente reestructura toda la organización para consolidar sus poderes. A menudo se trasladan individuos clave aquí y allá dentro de la organización, no necesariamente por razones objetivas y lógicas sino como parte de un juego de poder. La personalización de una entidad, cualquiera que sea su medida o los medios empleados para lograrla, crea la necesidad de una planeación organizacional estratégica.

Cambios en el área de mercadeo Las variaciones en los productos o las modalidades.de mercadeo frecuentemente precisan cambios de estrategia comercial. Quizá sea conveniente aumentar la proporción de ventas al detal, pero esto acaso sea posible sólo construyendo una organización de mercadeo o modificando la actual. En una empresa grande, por ejemplo, la división laboral funcional en el departamento de mercadeo a nivel de la empresa puede reorganizarse por divisiones geográficas debido al creciente número de vendedores al detal. Una empresa que venda sus productos por medio de mayoristas no necesitará una fuerza de ventas tan compleja como aquella que vende en el mercado minorista. En el primer caso, una división de mercadeo centralizada puede ser muy adecuada. Pero si se va a pasar al comercio minorista no sólo habrá que aumentar el personal de mercadeo, sino que habrá que reorganizarlo de acuerdo con las diversas áreas geográficas atendidas.

De igual manera, los cambios planeados en la composición de la clientela afectan las características estructurales de la empresa. Una compañía que pase de clientes domésticos a clientes institucionales, muy probablemente reducirá su división de mercadeo y tendrá que realinear las áreas geográficas abarcadas por su fuerza de ventas. La planeación organizacional estratégica ayuda a evaluar el impacto de estos cambios y dispone una reacción institucional controlada.

Factores internacionales Una de las tendencias más notables en las tres últimas décadas ha sido la del crecimiento rápido y sostenido del comercio internacional. De todos los factores que exigen implantar la planeación organizacional estratégica, uno de los más importantes es el internacional. La repercusión del comercio internacional es significativa porque una empresa que pretenda internacionalizarse tendrá necesariamente que desarrollar nuevas políticas, estructuras y procedimientos, a fin de alcanzar este objetivo.

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Muchas de las presiones nacionales que obligan a crear una planeación organizacional estratégica, se extienden también a las actividades comerciales internacionales. No obstante, cuando una empresa traspasa las fronteras nacionales, surgen problemas específicos por los cuales la planeación organizacional estratégica internacional es diferente de la nacional. Hay elementos especiales de riesgo, conflicto, y medios de operación que influyen en las funciones de la planeación organizacional estratégica y precisan nuevas orientaciones, actitudes y conocimientos de parte de los ejecutivos que participan en esta planeación.

Las firmas que se lancen al comercio internacional corren riesgos especiales en cuanto a finanzas, política, normas oficiales e impuestos. Estos riesgos se derivan de las diferencias de moneda, normas monetarias y metas nacionales que caracterizan el mercado mundial. Hay necesidades singulares de planeación organizacional estratégica a causa de los cambios imprevistos en las políticas fiscales, los diversos sistemas legales, el entrecruzamiento de jurisdicciones, consideraciones de balanzas de pago, fluctuaciones en los tipos de cambio y tendencias inflacionarias diferenciales

En resumen, la actividad comercial internacional alcanza el éxito operando en diferentes sociedades y buscando las ventajas comparativas a escala internacional. Las empresas multinacionales deben modificar los componentes de la planeación organizacional estratégica tradicional para hacer frente a presiones que no son propias del medio nacional..

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Planificación estratégica de la fuerza laboral desde el punto de vista de recursos humanos

Todos los factores que influyen en la planeación, arriba expuestos, afectan, también, la planificación de los recursos humanos. Fuera del negocio, las presiones como los desarrollos tecnológicos, los cambios de población, las leyes laborales y la escasez / excedentes en el mercado laboral pueden afectar la forma en que planifica sus necesidades de mano de obra.

Por ejemplo, los nuevos desarrollos en la automatización pueden reducir radicalmente la cantidad de trabajos disponibles para los humanos en ciertos sectores.

Internamente, factores como el presupuesto de nómina, los cambios organizativos, las tasas de absentismo, la planificación corporativa, los horarios de trabajo (por ejemplo, la cantidad de empleados que trabajan a tiempo parcial) y la estructura de edad de su fuerza laboral pueden afectar la cantidad y el tipo de personal necesario. La empresa solo puede ejercer una influencia limitada sobre los factores externos que afectan la planificación de la mano de obra, pero los factores internos están completamente bajo su control.  Si desea conocer más sobre los factores que influyen en la planeación, puede formular su pregunta en la sección de comentarios.

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